Ulkoisen arvoinnin kilpailuttaminen - isot hankkeet

Suuntaviivat suurten hankkeiden ulkoisen arvioinnin kilpailuttamiseen

Jos hanke saa EU-tukea vähintään 1 M€, hankkeessa on varattava rahaa ulkoista arviointia varten. Arvioinnissa tarkastellaan hankkeen toteutusta, hankkeen antamia tuloksia ja vaikutuksia sekä sitä, miten hanke edistää ohjelmatavoitteen toteutumista. Hankearviointi voi osaltaan edistää hankkeen tavoitteiden saavuttamista. Jatkuva arviointi voi auttaa tarvittaessa tekemään muutoksia hankkeessa hyvissä ajoin, jos arvioinnissa ilmenee, ettei tavoitteita saavuteta nykyisillä toimintatavoilla. Ulkoinen arviointi tulee kilpailuttaa sen vuoksi mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta siitä on vastaavasti tukea hankkeen toteuttamisessa. Johtavan tuensaajan ja hankkeen ohjausryhmän on otettava jatkuvasti huomioon hankearviointien tulokset ja kannettava niistä vastuuta.

Arvioinnin tarkoitus ja toimeksiannon sisältö tulee esittää selkeästi ulkoiselle arvioijalle jo alusta lähtien. Arvioinnin tulee sisältää seuraavat seikat:

• Hankelogiikka kuvaa hankeaktiviteettien ja hanketavoitteen välistä yhteyttä. Miten hankkeen on ajateltu saavuttavan tavoitteensa? Mihin tämä ajatus perustuu? Ovatko toteutetut aktiviteetit hankelogiikan mukaisia? Tapahtuuko hankkeen toteutuksen aikana sellaisia muutoksia, joiden vuoksi hankelogiikkaa pitäisi tarkistaa?

• Miten hanke voi vaikuttaa paikalliseen ja alueelliseen ympäristöön? Kuka tai ketkä voivat jatkaa hankkeen työtä sen päätyttyä, viedä tuloksia eteenpäin ja edistää vaikutuksia pitkällä aikavälillä?

• Avainaktiviteetit ovat toimia, jotka vievät hanketta eteenpäin kohti tavoitteita. Mitä hankkeessa on tehty? Millaisiin dokumentoituihin tuloksiin se on johtanut?

• Onko hankkeen kohderyhmän mielestä toimenpiteillä pystytty ratkaisemaan tunnistetut ongelmat tai saavuttamaan haluttu kehitys? Miten hanke on vaikuttanut valittuihin aktiviteetti-indikaattoreihin?

• Avainhenkilöt ovat ammattilaisia ja asiantuntijoita, esimerkiksi hankkeen toteutukseen osallistuvia henkilöitä. On tärkeää rekrytoida mukaan myös hankkeen ulkopuolisia henkilöitä, joilla on tietoa niistä asioista, joihin hankkeen avulla halutaan aikaansaada muutos. Mitä avainhenkilöt ajattelevat hankkeen kyvystä vaikuttaa ja aikaansaada tavoitteiden suuntaisia muutoksia?

• Raja-alueellinen lisäarvo. Rajat ylittävällä yhteistyöllä voidaan pyrkiä vastaamaan yhteisiin haasteisiin. Miten raja-alueellinen yhteistyö vaikuttaa hankkeen tuloksiin, prosesseihin ja levinneisyyteen? Miten syvällistä yhteistyötä hanketoimijat ovat tehneet keskenään?

• Elinkeinoelämän osallisuus. Onko elinkeinoelämä osallistunut hankkeeseen, ja jos on niin miten? Miten elinkeinoelämän osallisuus on vaikuttanut hankkeen tuloksiin ja vaikutuksiin?

• Horisontaalisissa kriteereissä on kyse tasa-arvosta, syrjinnänvastaisuudesta ja kestävästä ympäristöajattelusta. Miten hankkeessa otetaan huomioon horisontaaliset kriteerit ja edistävätkö kyseiset kriteerit hankkeen tuloksia ja vaikutuksia?

• Miten hankkeen tulokset esitetään ja kenelle?

Ulkoiseen arviointiin käytettävän rahasumman suuruutta ei ole ennalta määritelty. Tärkeintä on varmistaa arvioinnin laatu ja se, että arvioinnissa keskitytään hankkeen tuloksiin ja vaikutuksiin. Arvioinnin tuloksia seurataan seurantaraporttien sekä lopullisen ohjelmahallinnolle toimitettavan arviointiraportin avulla.

Muutamia vinkkejä tarjouspyynnön laadintaan:

• Tehkää kilpailutus heti hankkeen alussa, jotta arvioija pystyy seuraamaan hanketta mahdollisimman pitkään hankekauden aikana.

• Asettakaa vaatimuksia sekä hankkeen aihepiiriä koskevan osaamisen että arviointipätevyyden suhteen. Kokemukset rakennerahastojen avulla toteutettujen hankkeiden arvioinnista ovat hyvä meriitti.

• Laatikaa tilaus selkeästi. Muotoilkaa keskeiset kysymyksenne ja kertokaa selkeästi, mihin teidän mielestänne on tärkeää saada vastaus. Kysykää, miten tarjousten tekijät aikovat käyttää kysymyksiä työssään.

• Pyytäkää heitä kertomaan käyttämistään menetelmistä ja siitä, miten he aikovat niitä käyttää.

• Laatikaa arvioinnille aikataulu ja ilmoittakaa selkeästi, mihin mennessä toivotte arvioijan toimittavan tuloksia.

• Ilmoittakaa arvioinnille enimmäishinta ja pyytäkää hinta niiden tuntien perusteella, jonka te haluatte arvioijan käyttävän hankkeeseen.

Päivitetty 12.06.2017, Kello 10.33, .