Upphandling av extern utvärdering - större projekt

Riktlinjer vid upphandling av extern utvärdering av större projekt

Om projektet får ett EU-stöd på 1 M€ eller mer måste projektet avsätta medel för en extern utvärderingsresurs som ska utvärdera hur projektet genomförs, vilka resultat och effekter som projektet ger och hur projektet bidrar till programmets mål. Projektutvärdering kan hjälpa er att uppnå de resultat som ni har som målsättning. En löpande utvärdering kan hjälpa er att styra om projektet i god tid om ni får indikationer på att målen inte kommer att nås med befintligt sätt att arbeta. Upphandlingen av den externa utvärderaren bör därför göras så tidigt som möjligt i projektet så att ni kan få stöd i genomförandet. Samordnande stödmottagare och projektets styrgrupp bör delta aktivt och ta ansvar för resultatet från projektutvärderingen.

Ni bör vara tydliga kring utvärderingens syfte och innehåll i uppdraget till den externa aktören redan från början. Utvärderingen bör innehålla följande:

• Projektlogik beskriver sambandet mellan projektets aktiviteter och dess mål. Hur är det tänkt att projektet ska nå sina mål? Vad grundar sig det antagandet på? Ligger de genomförda aktiviteterna i linje med projektlogiken? Sker det förändringar under projektets genomförande som gör att projektlogiken bör justeras?

• Hur ska projektet ge avtryck i den lokala och regionala miljön. Vem eller vilka kan ta vid där projektet slutar, föra resultaten vidare och bidra till långsiktiga effekter?

• Nyckelaktiviteter är aktiviteter som för projektet framåt, mot målen. Vad har ni gjort i projektet? Vilka dokumenterade utfall och resultat har det lett till?

• Anser projektets målgrupp att insatserna bidrar till att lösa de problem som identifierats eller uppnå den utveckling som eftersträvas? Hur har projektet bidragit till valda aktivitetsindikatorer?

• Nyckelpersoner är yrkespersoner och experter. Det kan vara personer som deltar i genomförandet, men det är också viktigt att involvera personer som står utanför projektet, men som har insyn i det område där projektet försöker åstadkomma en förändring. Vad anser nyckelpersonerna om projektets förmåga att påverka och åstadkomma en förändring i riktning mot målen?

• Gränsregionalt mervärde. När ni jobbar över gränserna kan ni lösa gemensamma utmaningar tillsammans. Hur bidrar den gränsregionala dimensionen till projektets resultat, processer och spridning? Hur djupt har samarbetet mellan de olika aktörerna inom projektet varit?

• Näringslivets deltagande. Har näringslivet deltagit i projektet och i så fall på vilket sätt? Hur har näringslivets deltagande bidragit till projektets resultat och effekter?

• Horisontella kriterier handlar om jämställdhet, icke-diskriminering och hållbart miljötänkande. Hur arbetar projektet med de horisontella kriterierna och bidrar de horisontella kriterierna till projektets resultat och effekter?

• Hur kommuniceras projektets resultat och till vilka?

Det finns inget krav på hur mycket pengar ni läggar på den externa utvärderingen. Fokus bör våra på kvalitén och att utvärderingen fokuserar på att värdera projektets resultat och effekter. Uppföljning av utvärderingens resultat kommer att göras genom lägesrapporterna samt att den slutliga utvärderingsrapporten lämnas till programadministrationen.

Några tips vid framtagning av förfrågningsunderlag:

• Upphandla tidigt under projekttiden för att utvärderaren ska kunna följa projektet under större delen av projekttiden.

• Ställ krav på såväl kompetens från projektets sakområde som utvärderingskompetens. Erfarenhet från utvärdering av projekt som genomförts med hjälp av strukturfondsmedel bör vara särskilt meriterande.

• Var tydlig i beställningen. Formulera övergripande frågeställningar och var tydlig med vad som är viktigt för er att få svar på. Ställ krav på anbudsgivarna att de in sina anbud beskriver hur de kommer att arbeta med dessa frågor.

• Ställ krav på att anbudsgivarna beskriver vilka metoder man kommer att använda och hur man kommer att använda dem.

• Ange tidplan och var tydliga med när ni förväntar er leveranser från utvärderaren.

• Ange ett takpris och ställ krav på ungefärligt antal timmar som ni vill att utvärderaren ska lägga på projektet.

Uppdaterat 12.06.2017, klockan 10.30, Ulf Grindgärds.